Cómo trasladar material biológico de un criobanco a otra clínica de FIV
Un criobanco es el lugar donde se almacenan embriones, semen u óvulos congelados. Pero ¿qué ocurre si decide cambiar de clínica o se muda a otra ciudad? El material debe trasladarse.
¿Cómo hacerlo, por dónde empezar y cuánto tiempo llevará la preparación? En este artículo explicaré cómo organizar el traslado desde un criobanco a otra clínica de FIV, qué documentos se necesitan y qué aspectos conviene tener en cuenta para que todo se desarrolle sin problemas.
Empecemos por la pregunta más frecuente: ¿cuándo surge realmente la necesidad de realizar este tipo de traslado?
Cuándo es necesario trasladar material biológico desde un criobanco
Existen varias situaciones en las que puede ser necesario trasladar embriones, semen u óvulos desde un criobanco a otra clínica. Todas ellas suelen estar relacionadas con circunstancias personales y no con un simple capricho.
Cambio de clínica de FIV
Es la causa más frecuente.
El paciente o la pareja decide continuar el tratamiento en otra clínica porque allí se utilizan otros protocolos, disponen de otro equipamiento o trabajan otros especialistas. O simplemente porque la experiencia en la clínica actual no ha sido satisfactoria.
El material permanece almacenado en el criobanco de la clínica anterior, mientras que el paciente desea utilizarlo en la nueva.
Mudanza a otra ciudad o país
La persona se muda, pero el material biológico permanece almacenado en su lugar de origen.
Si desea continuar el tratamiento en su nuevo lugar de residencia, será necesario trasladar el material.
Material de donante
El criobanco donde se almacena semen u ovocitos de donante puede encontrarse en otra ciudad o incluso en otro país.
La clínica de FIV en la que se prevé utilizar el material solicita entonces su envío desde dicho banco.
Qué materiales pueden trasladarse desde un criobanco
Prácticamente cualquier tipo de material, siempre que haya sido correctamente congelado y almacenado.
Transporte de embriones
Los embriones son uno de los materiales que con mayor frecuencia se trasladan desde un criobanco.
Ya están creados y únicamente es necesario llevarlos hasta su nuevo lugar de almacenamiento o utilización.
Sin embargo, en este caso los consentimientos son especialmente importantes: si los embriones fueron creados por una pareja casada, normalmente se requerirá el consentimiento de ambos cónyuges para su traslado.
Transporte de semen
Se transporta tanto semen propio del paciente como semen de donante.
En el caso de semen propio, normalmente basta con una solicitud del titular y una confirmación de la clínica.
Para el material de donante se requieren documentos adicionales sobre su procedencia y sobre la autorización para utilizarlo.
Transporte de óvulos y ovocitos
Tanto los ovocitos propios de la paciente como los procedentes de una donante pueden transportarse de forma similar al semen.
Lo más importante es comprobar cuidadosamente el etiquetado: los dispositivos de almacenamiento dentro del contenedor criogénico deben coincidir exactamente con la información indicada en los documentos.
Cómo coordinar la entrega entre el criobanco y la clínica
Esta etapa suele infravalorarse, aunque en realidad puede llevar más tiempo que el propio transporte.
La coordinación entre dos instituciones médicas puede convertirse en la parte más larga de todo el proceso.
Confirmación de la clínica receptora
Lo primero que debe hacerse es obtener de la clínica a la que se trasladará el material una confirmación escrita de que está preparada para recibir las muestras.
En esta confirmación debe indicarse quién recibirá el material —por ejemplo, un embriólogo concreto—, cuándo puede realizarse la entrega —día y hora— y qué documentos exige la clínica.
Sin este documento, el criobanco puede negarse a entregar el material.
Autorización del criobanco para la entrega
El criobanco tampoco entregará el material sin la documentación correspondiente.
Normalmente se requiere una solicitud del titular para autorizar la entrega, la confirmación de que no existen deudas pendientes por el almacenamiento, el consentimiento del segundo titular en el caso de los embriones y un poder o autorización si el material será retirado por una persona distinta del propietario.
Cada criobanco puede tener sus propios requisitos internos, por lo que conviene consultarlos con antelación.
Qué documentos serán necesarios
El conjunto de documentos para trasladar material desde un criobanco a una clínica de FIV suele incluir:
- consentimiento del titular o titulares para el traslado del material;
- documento de identidad del titular, como el pasaporte;
- confirmación del criobanco autorizando la entrega del material;
- confirmación de la clínica receptora de que está preparada para recibirlo;
- documentación médica relativa al material, si existe y si la clínica receptora la solicita;
- poder o autorización si el material no es recogido por el propietario, sino por un mensajero.
Cómo se realiza el traslado desde un criobanco
Todo el proceso, desde la primera solicitud hasta la firma del documento de entrega y recepción, puede dividirse en varias etapas.
Preparación del Dry Shipper
La empresa de transporte lleva al criobanco un contenedor criogénico especial denominado Dry Shipper.
El contenedor se carga con nitrógeno líquido, se comprueba su estanqueidad y se prepara para recibir las muestras.
Es importante que el Dry Shipper esté certificado para el transporte aéreo y que no contenga nitrógeno líquido libre. De lo contrario, la compañía aérea podría impedir que suba a bordo.
Entrega de las muestras al mensajero
Este es uno de los momentos más delicados del proceso.
Un empleado autorizado del criobanco o un embriólogo retira las muestras del sistema de almacenamiento fijo y las coloca dentro del contenedor de transporte.
Es importante entender que el mensajero no manipula directamente las muestras. Esta tarea corresponde exclusivamente al personal autorizado de la clínica o del criobanco.
Una vez introducidas las muestras en el Dry Shipper, el contenedor se sella.
El precinto permite comprobar que nadie ha abierto el recipiente durante el trayecto.
Transporte hasta la clínica
El mensajero acompaña el contenedor durante todo el recorrido.
En el aeropuerto, el contenedor no debe tratarse como un equipaje convencional y se transporta acompañado por el mensajero.
Este se asegura de que el recipiente permanezca en la posición adecuada durante el trayecto.
A lo largo de todo el transporte puede realizarse un seguimiento mediante GPS y sistemas de control de temperatura.
Recepción del material en la clínica
A la hora acordada, el mensajero llega a la clínica receptora.
El embriólogo comprueba la integridad del precinto, el etiquetado de los dispositivos de almacenamiento —que debe coincidir con los documentos— y toda la documentación del material.
Una vez realizada la comprobación, ambas partes firman el acta o documento de entrega y recepción.
A partir de ese momento, la responsabilidad sobre el material pasa a la clínica receptora.
Transporte internacional desde un criobanco extranjero
Si el criobanco se encuentra en otro país, el proceso se vuelve más complejo.
Se añaden requisitos aduaneros, ya que la importación y exportación de materiales biológicos está regulada por la legislación de cada país.
En Rusia, por ejemplo, está vigente el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia n.º 1734, de 1 de noviembre de 2025, y Roszdravnadzor es el organismo encargado de emitir determinadas autorizaciones para la importación y exportación de muestras de material biológico humano.
También pueden exigirse traducciones de los documentos al idioma del país de destino y, en algunos casos, permisos adicionales.
Una empresa de transporte especializada puede ayudar a gestionar todos estos trámites.
Cuánto tiempo requieren la preparación y el transporte
Es importante distinguir entre dos plazos: el tiempo necesario para preparar el traslado y el tiempo que dura el transporte en sí.
La preparación puede tardar desde varios días hasta varias semanas.
Todo depende de la rapidez con la que las clínicas y el criobanco coordinen los documentos y autoricen la entrega.
En la práctica, la preparación suele llevar aproximadamente dos semanas.
El transporte en sí suele durar entre 24 y 48 horas.
En el caso de embriones frescos —es decir, no congelados—, los plazos son mucho más estrictos: normalmente no más de 72 horas.
En determinados casos, el transporte puede prolongarse hasta 7 días, aunque habitualmente incluso los traslados internacionales, incluidos los trámites aduaneros, se completan en 2 o 3 días.
De qué depende el precio
El coste del transporte desde un criobanco hasta una clínica de FIV depende de los mismos factores que cualquier otro traslado criogénico:
- la ruta —ciudad, país o continente—;
- la necesidad de proporcionar un Dry Shipper;
- el volumen de documentación y la complejidad de su tramitación;
- la urgencia;
- el número de escalas;
- la duración total del trayecto.
Causas frecuentes de retrasos
Es mucho más fácil evitar retrasos cuando se sabe dónde suelen producirse.
Documentación incompleta. Es la causa más frecuente. Falta algún documento, alguna firma, una certificación o las fechas no coinciden.
Errores en el etiquetado. El etiquetado de los dispositivos de almacenamiento no coincide con los documentos y la clínica se niega a aceptar el material.
Falta de confirmación de la clínica. Si la clínica receptora no ha confirmado por escrito que está preparada para recibir el material, el criobanco puede negarse a entregarlo.
Horarios incompatibles. Por ejemplo, el criobanco puede entregar el material el lunes, mientras que la clínica receptora solo puede aceptarlo el miércoles. En ese caso, el material queda temporalmente sin un punto de entrega adecuado.
Lista de comprobación antes de solicitar el transporte
Antes de encargar el traslado desde un criobanco hasta una clínica de FIV, compruebe lo siguiente:
- ¿Se ha recibido una confirmación escrita de la clínica receptora?
- ¿Existe autorización del criobanco para entregar el material?
- ¿Se han firmado todos los consentimientos necesarios, incluido el del segundo titular en el caso de los embriones?
- ¿Se ha comprobado que el etiquetado de las muestras coincide con los documentos?
- ¿Están preparados los documentos de identidad del titular?
- ¿Se ha emitido un poder o autorización para el mensajero si el material no será retirado personalmente por el propietario?
- En caso de transporte internacional, ¿están preparadas las traducciones y la documentación aduanera?
- ¿Se han coordinado las fechas y horarios de entrega y recepción con ambas partes?
