Como transportar biomaterial de um criobanco para outra clínica de FIV

Um criobanco é o local onde são armazenados embriões, esperma ou ovócitos congelados. Mas o que fazer se decidiu mudar de clínica ou se mudou de cidade? O material precisa de ser transportado.

Como organizar este processo, por onde começar e quanto tempo demora a preparação? Neste artigo explicamos como realizar o transporte de um criobanco para outra clínica de FIV, quais os documentos necessários e quais os aspetos a considerar para que tudo decorra sem problemas.

Comecemos pela questão mais frequente: quando surge realmente esta necessidade.

Quando é necessário transportar biomaterial de um criobanco

Existem várias situações em que é necessário transportar embriões, esperma ou ovócitos de um criobanco para outra clínica. Todas elas estão relacionadas com circunstâncias da vida e não com uma simples preferência.

Mudança de clínica de FIV

É a razão mais frequente.

O paciente ou o casal decide continuar o tratamento noutra clínica porque esta utiliza outros protocolos, possui outro equipamento ou conta com outros especialistas.

Por vezes, a mudança acontece simplesmente porque o tratamento na clínica atual não correspondeu às expectativas.

O material permanece armazenado no criobanco da antiga clínica, mas será utilizado na nova instituição.

Mudança para outra cidade ou país

O paciente muda de residência, mas o biomaterial permanece armazenado no local anterior.

Se o tratamento continuar no novo local de residência, será necessário transportar o material.

Material de dador

O criobanco onde está armazenado esperma ou ovócitos de dador pode estar localizado noutra cidade ou até noutro país.

A clínica de FIV onde o material será utilizado solicita então a entrega diretamente ao banco correspondente.

Que materiais podem ser transportados a partir de um criobanco

Praticamente todos, desde que tenham sido corretamente congelados e armazenados.

Transporte de embriões

Os embriões são o material mais frequentemente transportado a partir de criobancos.

Já foram criados e apenas precisam de ser transferidos para outro local.

No entanto, este processo exige atenção especial aos consentimentos. Se os embriões foram criados por um casal, normalmente será necessário o consentimento de ambos os cônjuges para a transferência.

Entrega de esperma

Pode ser transportado tanto material próprio do paciente como esperma de dador.

Para esperma próprio, normalmente é suficiente uma declaração do titular e a confirmação da clínica.

Para material de dador são necessários documentos adicionais relacionados com a origem e autorização de utilização.

Transporte de ovócitos

Tanto os ovócitos próprios da paciente como os provenientes de dadora seguem uma logística semelhante à do esperma.

O ponto principal é a verificação da identificação: os suportes dentro do contentor criogénico devem corresponder exatamente aos documentos.

Como coordenar a transferência entre o criobanco e a clínica

Esta etapa é frequentemente subestimada, embora possa demorar mais do que o próprio transporte.

A coordenação entre duas instituições médicas exige tempo e organização.

Confirmação da clínica recetora

O primeiro passo é obter da clínica para onde pretende enviar o material uma confirmação escrita de que está preparada para receber as amostras.

A confirmação deve indicar:

• quem irá receber o material (embriologista responsável);
• quando será possível realizar a entrega (data e hora);
• quais os documentos necessários.

Sem este documento, o criobanco não libertará o material.

Autorização do criobanco para entrega

O criobanco também não entrega o material automaticamente.

Normalmente serão necessários:

• pedido do titular para levantamento do material;
• confirmação da ausência de dívidas de armazenamento;
• consentimento do segundo titular, no caso de embriões;
• procuração, caso o material seja recolhido por um representante.

Cada criobanco possui procedimentos internos próprios. É importante confirmar os requisitos antecipadamente.

Que documentos são necessários

O conjunto documental para transportar material de um criobanco para uma clínica de FIV normalmente inclui:

• consentimento do titular ou titulares para a transferência do material;
• documento de identificação do titular;
• confirmação do criobanco sobre a entrega do material;
• confirmação da clínica recetora sobre a disponibilidade para receber;
• documentação médica do material, caso seja necessária para a clínica de destino;
• procuração, caso o material seja recebido por um mensageiro em nome do titular.

Como decorre o transporte a partir de um criobanco

Todo o processo, desde o primeiro pedido até à assinatura do documento de entrega e receção, pode ser dividido em várias etapas.

Preparação do Dry Shipper

A empresa transportadora entrega ao criobanco um contentor criogénico especial Dry Shipper.

Este é carregado com azoto líquido, é verificada a estanquidade e preparado para receber as amostras.

É importante que o Dry Shipper seja certificado para transporte aéreo e não contenha azoto líquido livre. Caso contrário, pode não ser autorizado a bordo.

Entrega das amostras ao mensageiro

Este é o momento mais importante do processo.

Um funcionário do criobanco ou um embriologista retira as amostras do armazenamento permanente e coloca-as no contentor de transporte.

O mensageiro não trabalha diretamente com o conteúdo das amostras. Esta tarefa é realizada apenas por profissionais autorizados da clínica ou do criobanco.

Depois de colocar as amostras no Dry Shipper, o contentor é selado.

O selo garante que ninguém abriu o contentor durante o transporte.

Transporte até à clínica

O mensageiro acompanha o contentor durante todo o percurso.

No aeroporto, o contentor não passa pelo scanner convencional. É transportado na bagagem de mão.

O mensageiro garante que o contentor permanece sempre na posição vertical.

Durante todo o trajeto é realizado acompanhamento através de:

• localização GPS;
• controlo da temperatura.

Receção do material na clínica

Na data e hora acordadas, o mensageiro chega à clínica recetora.

O embriologista verifica:

• integridade do selo;
• identificação das amostras;
• correspondência entre etiquetas e documentos;
• documentação do material.

Após a verificação, é assinado o documento de entrega e receção.

A partir desse momento, a responsabilidade pelo material passa para a clínica recetora.

Transporte internacional a partir de um criobanco estrangeiro

Quando o criobanco está localizado noutro país, o processo torna-se mais complexo.

São acrescentados requisitos alfandegários, uma vez que a importação e exportação de materiais biológicos são reguladas pela legislação nacional.

Podem ser necessários:

• documentos adicionais;
• traduções para o idioma do país de destino;
• autorizações específicas.

Um transportador profissional ajuda na preparação destas formalidades e coordena os procedimentos necessários.

Quanto tempo demora a preparação e a entrega

É importante distinguir dois períodos:

• tempo de preparação;
• tempo do próprio transporte.

A preparação pode demorar desde alguns dias até várias semanas.

Tudo depende da rapidez com que as clínicas e o criobanco conseguem coordenar documentos e autorizações.

Na prática, a preparação demora normalmente cerca de duas semanas.

O transporte propriamente dito costuma demorar entre 24 e 48 horas.

Para embriões frescos (não congelados), os prazos são mais rigorosos.

Os prazos admissíveis de transporte podem chegar a 7 dias, embora normalmente os processos internacionais sejam concluídos em 2 a 3 dias, incluindo procedimentos alfandegários.

De que depende o custo

O custo do transporte de um criobanco para uma clínica de FIV depende dos mesmos fatores que qualquer outro transporte criogénico:

• rota (cidade, país, continente);
• necessidade de fornecimento de Dry Shipper;
• volume e complexidade da documentação;
• urgência;
• número de escalas;
• duração total do percurso.

Principais causas de atrasos

É mais fácil evitar atrasos quando se conhecem os problemas mais frequentes.

Documentos incompletos.
É a causa mais comum. Falta uma assinatura, uma autenticação ou existe uma divergência nas datas.

Erros na identificação.
A marcação nas amostras não corresponde aos documentos e a clínica recusa receber o material.

Ausência de confirmação da clínica.
Sem confirmação escrita da clínica recetora, o criobanco não entrega o material.

Horários incompatíveis.
O criobanco entrega o material numa segunda-feira, mas a clínica apenas pode receber na quarta-feira.

Nestes casos, o material fica numa situação indefinida.

Lista de verificação antes de solicitar o transporte

Antes de encomendar o transporte de um criobanco para uma clínica de FIV, confirme:

• foi obtida confirmação escrita da clínica recetora;
• existe autorização do criobanco para entrega do material;
• todos os consentimentos necessários foram assinados;
• o consentimento do segundo titular foi obtido, quando aplicável;
• a identificação das amostras corresponde aos documentos;
• os documentos de identificação do titular estão preparados;
• existe procuração para o mensageiro, caso este recolha o material;
• para transporte internacional, estão preparadas as traduções e documentação alfandegária;
• as datas de entrega e receção foram coordenadas entre todas as partes.